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Téléphonie
Fiche de service : Téléphonie
Catégorie : Poste de Travail
Dernière vérification le 15-04-2024Télécharger la fiche au format PDFPrésentation du service
La Direction du Système d'Information et du Numérique (DSIN) propose un service de téléphonie sur l'ensemble des sites de l'Université (Béziers, St Charles, Route de Mende, St Louis, UTT).
Ce service attribue à chaque utilisateur un poste téléphonique et la ligne qui lui est associée. Celle-ci peut être paramétrée en fonction des besoins de l'utilisateur.
Fonctionnalités
La DSIN propose :
- Mise à disposition d’un poste téléphonique fixe et d’une ligne correspondante
- Mise à disposition d’un téléphone mobile et d’une ligne adéquate selon la politique d’attribution de l’établissement
- Mise à disposition dans le cadre du protocole télétravail, du logiciel 3CX permettant de téléphoner via votre ordinateur portable
Le service de téléphonie fixe permet les fonctionnalités suivantes :
- Transfert d'appels
- Mise en attente
- Renvoi
- Interception d'appel dans un groupe prédéfini
- Double appel
- Messagerie vocale
Ces différentes fonctionalités sont détaillées dans le document 'Guide simplifié d'utilisation et mode d'emploi' accessible ci-dessous dans 'Documentation/Resssources associées'.
Options possibles et spécifiques selon vos besoins, fonction du type de téléphone utilisé et de la demande associée : Répondeur, boite vocale, demande d’appel externe, appel international, appel vers les n° en 08, 09 et/ou 06 et 07, appel interne uniquement, appel national, accès à l’annuaire…
Procédure
► Attribution des téléphones :
Chaque personnel de l’UPVM3 a un téléphone fixe qui lui est attribué pour ses missions.
Le numéro d’un poste (fixe et mobile) est attribué à une fonction et non à une personne.
Pour les téléphones portables, la demande doit être effectuée sous l’accord du responsable de service, et selon la politique d’attribution de l’établissement.
Lors de la remise du portable, l’usager signe une fiche de « Mise à disposition », qui certifie l’acceptation par celui-ci des conditions d’utilisation du téléphone. Avant toute utilisation, il est impératif de récupérer le numéro IMEI du portable. Pour cela, composez la séquence suivante sur le clavier de votre téléphone : *#06#
Un logiciel softphone (3CX) est systématiquement installé sur les ordinateurs (Hors Mac) du personnel de l'UPVM3 bénificiant du protocole télétravail. Bien qu'il soit installé, il n'a pas été paramétré individuellement pour chaque télétravailleu.r.se. La documentation associée au paramétrage et à l'utilisation de 3CX est accessible ci-dessous dans 'Documentation/Resssources associées'. A noter que ce logiciel nécessite l'activation du VPN.
Une fois un numéro de fixe attribué :
- Vérifier que vous êtes bien identifié (nom / fonction) lorsque vous appelez un correspondant.
- Vérifier que vous êtes bien référencé dans l’annuaire. Si cela n’est pas le cas, le signaler à votre chef de service qui est habilité à faire ces modifications.
Après un changement de fonction, d’affectation, de départ à la retraite, mutation...etc, le télephone fixe reste dans le bureau où il a été activé.
► Prêt : Sur demande de votre responsable, un téléphone portable peut vous être prêté.
► Retour de téléphone portable : Après un changement de fonction, d’affectation, de départ à la retraite, mutation...etc, l’usager peut être amené à rapporter auprès de la DSIN le téléphone avec son chargeur qui lui a été initialement remis.
Attention : l’attribution d’un autre portable ne pourra se faire qu’après restituation de l’ancien portable et de ses accessoires.
► En cas de déménagement :
Une fiche « Je bouge » disponible dans 'Documentation / Ressources associées' sera à compléter et à renvoyer à l’adresse suivante :
Pour les opérations importantes (déménagement, créations et modifications multiples) prévoir une planification anticipée avec la DSIN.
► Achat du poste téléphonique :
La DSIN fournit et remplace les postes téléphoniques fixes. Les services doivent prendre à leur charge l’achat des téléphones sans fil (ex : Gigaset Siemens disponible sur le catalogue de l'UGAP). Vous pouvez faire une demande de devis auprès de la DSIN. Pour cela, se connecter à l’ENT (Environnement Numérique de Travail) et ajouter un ticket dans la rubrique ‘Service DSIN / Téléphonie (fixe, mobile, numérotation) / Téléphonie fixe, autres ’.
Attention : sur le site de Saint-Charles, les téléphones achetés devront être des téléphones IP
► Configuration de votre téléphone portable :
Vous avez la possibilité de configurer votre smartphone afin de synchroniser vos messages ainsi que vos contacts et agendas. Pour cela, consulter les documents suivants :
► Perte ou vol d'un téléphone portable :
Dès que possible, rendez vous au poste de police le plus proche pour faire une déclaration de perte ou de vol. N'oubliez pas de vous munir du numéro IMEI de votre portable. Pour récupérer ce dernier, il suffit de composer la séquence suivante sur le clavier de votre téléphone : *#06#
Muni de ce numéro (IMEI) et de la déclaration, contactez le gestionnaire téléphonie à la DSIN qui pourra ainsi, dans la mesure du possible, demander le blocage du téléphone mobile perdu ou volé. Si vous n'arrivez pas à le joindre, envoyez un courriel à allo[at]univ-montp3.fr
Si ce désagrément vous arrive le week-end ou au cours de vos vacances : afin de bloquer la carte SIM et donc la ligne téléphonique correspondante, composez le 08 00 29 10 00 à partir d'un poste mobile ou fixe.
Votre numéro de ligne vous sera demandé et votre interlocuteur bloquera immédiatement votre carte SIM et votre ligne professionnelle.
N'oubliez pas d'aller déclarer la perte ou le vol au poste de police le plus proche et de récupérer le récépissé de déclaration de perte ou vol. Ce dernier sera à communiquer au gestionnaire de la téléphonie lors de la demande d'un nouveau portable.► Mise à jour de l’annuaire :
L’annuaire UPVM3 liste les numéros de téléphone des personnels de l’Université, leur localisation et leur adresse email. Ces informations peuvent etre modifiées par le responsable du service via l’ENT dans l’onglet : Outils de gestion localisation
[Accès direct à la page correspondante]
► Mise à jour du nom affiché sur l'écran du téléphone :
Lors d'un appel téléphonique, votre correspondant voit votre nom sur l'écran de son téléphone. Si le nom qui apparaît n'est pas le vôtre, vous devez saisir une demande d’intervention afin de demander une modification. Pour cela, se connecter à l’ENT et ajouter un ticket dans la rubrique ‘Service DSIN / Téléphonie (fixe, mobile, numérotation) / Téléphonie fixe, autres’
Documentation / Ressources associées
Pour le personnel :
Mettre à jour les données sur l'annuaire
Généralités, guide simplifié d'utilisation et mode d'emploi
Guides simplifiés d'utilisation : ► Mitel 6865i ► Mitel6867i ► Mitel6869i ► Gigaset-C530
Guide Téléphonie et Télétravail
Synchronisation messagerie avec téléphone Android
Synchronisation messagerie avec téléphone Apple
Guides de l'utilisateur
Téléphone fixe Téléphone sans fil Téléphone portable Pour les étudiants :
Contacts
Le support technique est accessible via une demande d’intervention. Pour cela, se connecter à l’ENT et ajouter un ticket dans la rubrique
► ‘Service DSIN / Téléphonie (fixe, mobile, numérotation) / Téléphonie fixe, autres' pour toute demande concernant un téléphone fixe
► ‘Service DSIN / Téléphonie (fixe, mobile, numérotation) / Téléphonie mobile - clef 4G' pour toute demande liée à la téléphonie mobile.
► ‘Service DSIN / Téléphonie (fixe, mobile, numérotation) / Téléphone logiciel 3CX' pour toute demande liée au logicie 3CX
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