Comment organiser au mieux un colloque, un séminaire, une conférence avec Zoom ?
Le Centre de ressources multimédia, audiovisuel et data de l’université Paul-Valéry vous propose 11 pages d’informations, de conseils, d’astuces sur l’usage de Zoom.
Enregistrements, wébinaires, comodal, "breakout rooms", ... retrouvez dans ce guide toutes les explications (PDF, 631 Ko)
Télécharger le Guide sur l'organisation d'événement avec Zoom
Zoombombing, quèsaco ?
Intrusion non désirée et perturbatrice dans une vidéoconférence. Communiquer publiquement les coordonnées d'une réunion Ciusco Webex ou Zoom augmente les risques de « zoombombing ». Malgré son nom, cela peut arriver avec Zoom mais aussi Cisco Webex ou tout autre outil de visioconférence.
Pour éviter le Zoombombing :
- ne pas utiliser votre numéro ID de réunion personnel de meeting pour créer la réunion
- toujours mettre un mot de passe
- laisser la salle d’attente active (mais ne pas oublier des participants dedans)
- ne pas communiquer publiquement le lien zoom : pas de tweet, pas de post Facebook, pas sur les affiches, pas en QR code, pas sur votre site web
- rendre les inscriptions obligatoires, Zoom les gère automatiquement (voir chapitre suivant)
- ne pas autoriser tout le monde à partager son écran. Si besoin ponctuel : nommer provisoirement un participant co-animateur (mais pas animateur)
- prévoir une équipe de modération prête à réagir
- préférer le wébinaire à la réunion (demander au CreMAD ou la DSIN les droits à création de wébinaire).
Mais aussi :
- bloquer les entrées des retardataires
- ne pas accepter des participants avec des pseudonymes
En cas de Zoombombing :
- couper les micros de tout le monde
- cliquer sur le bouton Sécurité et vérifier que la salle d’attente est bien activée
- cliquer sur chaque participants perturbateurs et renvoyer-les dans la salle d’attente
Plus d’infos : https://support.zoom.us/hc/fr/articles/360041848151-Options-de-sécurité-en-cours-de-réunion
CONSEILS POUR UNE VISIOCONFÉRENCE SANS RISQUE
Les interruptions et les intrusions de personnes extérieures à votre public attendu est un risque élevé si certaines précautions ne sont pas prises. Pour les visioconférences destinées à une audience, toute ou partie, extérieure à l'université (conférences, colloques, séminaires, coutenances…) et organisée en dehors de la plateforme Moodle, nous vous conseillons :
- de planifier votre réunion avec les caractéristiques : Mot de passe et Salle d'attente activées
- de ne pas communiquer publiquement l'adresse et le mot de passe de la visioconférence (pages web, listes de diffusions, Facebook, Twitter ou autres réseaux sociaux…)
- de privilégier les pré-incriptions
- de ne communiquer les coordonnées de la visioconférence qu’aux personnes pré-inscrites
Les conseils de la CNIL pour utiliser les outils de visioconférence
Des fonds virtuels "Paul-Valéry" !
Préinstallés sur Zoom, vous pouvez les retrouver et les télécharger sur cette page.
Dernière mise à jour : 31/05/2024
