L'accélération des besoins en téléconférences, liée notamment à la crise sanitaire, a poussé l'Université à faire l'acquisition, pour cette rentrée 2020, de la licence Cisco Webex. D'un usage simple, elle permet d'organiser des réunions vidéo en ligne, à deux ou plus, que l'on soit enseignant ou personnel administratif.
1) Pour participer à une réunion sur Cisco Webex Meetings :
- Cliquez sur le lien reçu par mail ou saisissez ce lien dans un navigateur ;
- Dès que la fenêtre flottante "pop-up" s’ouvre, cliquez sur "rejoindre la réunion"
> Il est aussi possible de modifier l’affichage des vignettes des caméras des participants en cliquant sur l’icône correspondante.
Trois options sont possibles :
- L'affichage vidéo de l’interlocuteur actif : seul l’interlocuteur actif est affiché à l’écran ;
- Interlocuteur actif et les autres en miniature : l’interlocuteur actif est affiché en plein écran, les autres participants sont affichés en miniature ;
- Affichage en grille : l’écran est divisé pour afficher la miniature de chaque participant.
> Une fois dans l’espace de réunion, effectuez les réglages à l’aide des icônes disponibles.
Afin qu’elles apparaissent, cliquez en bas de l’écran
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2) Pour organiser une réunion sur Cisco Webex Meetings
> Il y a deux façons d’accéder à Cisco Webex Meetings :
- Directement en ligne,
- En téléchargeant l’application Cisco Webex Meetings.
A noter : si vous aviez utilisé l’application avec votre compte "gratuit", il est nécessaire de vous déconnecter de ce compte et de vous reconnecter avec votre compte sous le format "prenom.nom@univ-montp3.fr"
Pour démarrer une réunion immédiate
Il faut, au préalable, disposer d’un compte établissement au format : prenom.nom@univmontp3.fr et se connecter sur https://univ-montp3.webex.com ou depuis l’application en cliquant sur "démarrer une réunion". Il est nécessaire d’envoyer le lien aux participants.
Pour programmer une réunion
Depuis l’application ou la version en ligne, il faut cliquer sur "programmer une réunion" et remplir les champs demandés
- Sujet de la réunion ;
- Mot de passe demandé pour les connexions en audio simple ou via un système de vidéo ;
- Date et heure : sélectionner le fuseau horaire. Par défaut, les participants peuvent rejoindre la réunion 5 minutes avant l’heure de début ;
- Récurrence : il est possible de planifier de manière récurrente une réunion ;
- Participants : si vous renseignez le champ, l'envoi automatique d’une invitation est effectué intégrant les informations de connexion. Si le champ est vide, vous devrez envoyer un e-mail aux participants avec le lien de la réunion
- Afficher les options avancées : pour une utilisation simple, ne pas modifier ces paramètres par défaut.
Bon à savoir : pour pouvoir programmer une réunion depuis l'application, il faut modifier les paramétrages par défaut :
> Préférences > Calendrier > "quel calendrier .... réunion ?" > sélectionner "Webex"
> Préférences > Calendrier > "quel programmateur ... réunion ?" > sélectionner "Programmateur de réunion du site"
Pour animer une réunion
Une fois la réunion ouverte, un ensemble d’icônes est disponible, ensuite cliquez en bas de l’écran.
A noter : dans la liste des participants, un seul participant a le rôle "organisateur"
Il peut changer le rôle des participants en faisant un clic-droit (ou option-clic) sur le nom d’un participant, puis "Donner le rôle de".
Par exemple : pour qu’un participant puisse partager du contenu, il faut lui attribuer le rôle d’"animateur".
Pour clôturer une réunion
Il suffit de cliquer sur l'icône (en rouge avec X) sur la capture d'écran ci-dessus.
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