Pour ceux qui, à partir de la prochaine rentrée, souhaitent télétravailler, il est temps d'en faire la demande. Un an après sa mise en place, le protocole évolue en se dématérialisant via la GED. Explications d'Anne Barbier-Mairot, directrice adjointe des relations et ressources humaines.
Pouvez-vous nous rappeler les règles qui s'appliquent à l'Université pour les personnes souhaitant télétravailler ?
Actuellement le cadrage de l’Université relatif au télétravail est le suivant : les agents peuvent bénéficier de deux jours de télétravail maximum par semaine pour un agent à temps plein (ils doivent donc être présents au minimum trois jours sur site). Différentes modalités existent : des jours fixes, des jours flottants (dans la limite de 20 jours par an) et des jours mixtes (fixes et flottants).
Il faut cependant rappeler que certaines activités ne sont pas télétravaillables comme les fonctions d'accueil ou certaines fonctions plus en lien avec des métiers techniques. Elles nécessitent donc toujours une présence sur site.
À travers ce dispositif, l’Université Paul-Valéry poursuit plusieurs objectifs :
- Contribuer à une meilleure qualité de vie et favoriser la santé au travail en améliorant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée,
- Investir de nouveaux modes d’organisation pour gagner en efficacité,
- Poursuivre l’engagement dans des relations hiérarchiques et fonctionnelles fondées sur la fixation d’objectifs et la confiance,
- Participer au développement durable.
Le protocole de télétravail est en place depuis un an (après une phase d'expérimentation). Peut-on déjà en tirer des enseignements en termes d'organisation du travail ?
Nous disposons déjà de données chiffrées sur la façon dont s’organise le télétravail dans nos services. Actuellement, 45% des agents administratifs bénéficient d'un protocole de télétravail, dont 70% de femmes (elles représentent 65% des agents BIATSS au sein de l'Université).
Les personnels ont privilégié les jours fixes uniquement (78%) avec une moyenne de 1,4 jour par semaine. Par ailleurs, le jour qui est le plus télétravaillé est le vendredi, quel que soit le genre.
Un des enjeux pour l'Université, ses managers et ses agents est de trouver une organisation qui permette d'assurer une continuité, une organisation et une qualité de service à l'attention de nos usagers tout en maintenant une cohésion sociale entre les personnels dans ce contexte de télétravail hybride.
À partir du 20 juin, les agents sont invités à faire connaitre leurs choix pour l'année prochaine. Qu'est ce qui change par rapport à l'an passé ?
Cette année, la campagne de télétravail s’effectue pour la première fois sous forme entièrement dématérialisée via la GED (gestion électronique de documents). Une fois saisie par l'agent, la demande est automatiquement envoyée à son responsable hiérarchique qui peut la valider ou la refuser. À ce propos, la DRRH insiste sur la nécessité d’organiser un entretien préalable pour évoquer la possibilité et les conditions de mise en œuvre d’un télétravail.
Si la demande est validée par le responsable hiérarchique, elle est transmise à la DRRH, qui s'assure de sa conformité administrative et technique, puis à la Directrice générale de service qui a également la possibilité de la valider, la valider avec restriction ou la refuser. L’ensemble de la chaine, dont l'agent peut suivre l'avancement, est, ainsi, entièrement dématérialisé et le protocole peut être mis en œuvre dès sa validation par la DGS et la mise à disposition d'un ordinateur portable.
Autre nouveauté, le télétravail n’est désormais plus limité dans le temps. Seuls le changement de fonction, d’affectation ou la demande d’arrêt (à l’initiative de l’agent ou de l’administration) mettent fin au protocole.
Cette nouvelle organisation permet ainsi de réduire les délais de traitement, tout en évitant l'impression de formulaires devenus inutiles, contribuant ainsi à réduire l'empreinte environnementale de l'université.
