Beaucoup des messages que nous recevons dans nos boîtes mail proviennent des listes de diffusion internes à l'Université. Si vous souhaitez diffuser un message sur ces listes ou répondre à l'un d'entre eux, pensez à appliquer quelques règles simples.
Il arrive fréquemment que les destinataires, souhaitant répondre à un message envoyé via une liste de diffusion, le fassent trop rapidement et, utilisant la fonction "répondre", renvoient en réalité leur e-mail à l'adresse automatique d'envoi (l'alias), à savoir l'adresse électronique générique de la liste : l-etudiants, l-iatos, l-chens, etc.
Comment fonctionnent les listes de diffusion ?
Ces listes sont gérées par la DSIN (Direction des systèmes d’information et du numérique) via une application informatique de gestion appelée Sympa (Système de Multi-Postage Automatique). Elles sont destinées à diffuser prioritairement des informations de nature institutionnelle ou pratique, provenant des services ou des composantes. Lorsqu'un message est envoyé sur une liste, il n'est diffusé qu'après validation du modérateur mandaté afin de vérifier qu'il est bien conforme à la "Charte d'utilisation des listes de diffusion et de discussion électroniques". Une réponse renvoyée à l'adresse générique de la liste arrive en fait à ce modérateur qui, en principe, ne gère pas la redirection, le transfert ou le suivi des réponses. Il arrive ainsi que certains messages diffusés via les listes suscitent plusieurs dizaines de réponses mal orientées qui se perdent ou nécessitent un fastidieux travail de redirection.
Quelques règles simples pour faire bon usage des listes de diffusion
- Pour l'expéditeur : indiquer clairement, en tête et en fin de message, la mention “répondre à cette adresse" ou insérer une signature bien visible au bas du courriel envoyé.
Pour le destinataire : si vous souhaitez répondre à l'auteur initial du message (un service, une composante, un membre des personnels…), assurez-vous, avant de cliquer, que l'adresse indiquée dans le champ "destinataire" soit bien celle de la personne ou du service visé, et non l'adresse générique de la liste, ex. l-etudiants@, l-iatos@, l-chens@, etc.
Dans le cas d'un message informatif explicite, ne nécessitant pas de réponse directe, la mention "Ceci est un message automatique, merci de ne pas y répondre" peut être ajoutée à la fin du communiqué ou du message.
