11/01/2021

4. Suivi de modifications

4.1. Préambule

Nous sommes fréquemment amenés à gérer des documents longs (rapports, comptes rendus…) qui peuvent impliquer plusieurs intervenants. Une pratique possible consiste à faire circuler le fichier, souvent par mail, pour que chaque collaborateur y apporte sa contribution. Ces opérations de révision, réalisées sans outil spécifique, peuvent s'avérer compliquées : difficulté pour retrouver les modifications faites par d'autres, difficultés pour retrouver l'auteur d'une modification, difficultés pour fusionner les modifications de deux (ou plus) collaborateurs quand les modifications ont été faites en parallèle dans des fichiers différents, …

De nombreux logiciels permettent maintenant de gérer efficacement les évolutions d'un document. Nous voyons comment cela peut être réalisé avec un logiciel de traitement de texte.

Dans le contexte présenté ci-avant, on peut également penser à utiliser un document partagé en ligne. Malgré le côté convivial du partage de documents, très adapté pour défricher un sujet. Si la forme du document a son importance car il s'agit de finaliser un document, le suivi de modifications peut s'avérer plus adapté.

4.2. Voir les modifications d'un document

Nous continuons à utiliser ici le logiciel Writer (avec la suite Apache OpenOffice ou la suite LibreOffice).

Ce logiciel comporte une fonctionnalité de suivi des modifications effectuées par l'ensemble des collaborateurs (qu'est ce qui a été ajouté, supprimé, modifié… et par qui).

Pour accéder à cet historique avec le logiciel Writer, il faut utiliser le menu Édition > Modifications ou Édition > Suivi des modifications (selon la suite de bureautique utilisée). Tant que l'enregistrement des modifications n'est pas actif, les modifications réalisées ne sont pas enregistrées.

Exercice

Téléchargez le document suivant : sept_familles.odt et enregistrez-le dans votre dossier de travail.
Ouvrez le fichier.
Activez l'enregistrement des modifications dans le menu Édition et vérifier que l'affichage des modifications est aussi activée.

4.3. Faire et suivre des modifications

4.3.1. Exercice

Lancez le correcteur orthographique et corrigez les fautes (les noms propres Inria, Amblard et Leininger sont corrects).
Observez les modifications.
Dans le menu Édition, désactiver l'affichage des modifications et observer que le texte final corrigé apparaît correctement.
Réactiver l'affichage des modifications.
Mettez en italique un des textes cités et observez.
Justifiez les deuxième et troisième paragraphes du texte (soit via les styles, soit localement). Observez (pas de traces de modification ?).
Enregistrez votre document.
Fermez votre document et ré-ouvrez-le pour observer que les modifications apparaissent toujours.

À travers les manipulations précédentes, vous voyez avec quelle facilité il est possible d'indiquer à une autre personne les modifications faites. Si vous n'êtes pas encore convaincu, vous pouvez envoyer votre document par mail à un autre étudiant et cet autre étudiant verra les modifications (que vous avez faites à l'exception de certaines opérations de formatage du texte). Vous pouvez également vous l'envoyer par mail et faire la vérification à partir du fichier que vous vous êtes envoyé.

Il est aussi possible de mettre des commentaires sur des parties du document sans les modifier : pour cela, sélectionnez la partie à commenter et utilisez Insertion > Commentaire.

4.3.2. Exercice

Ajoutez un commentaire pour indiquer que vous avez justifié les paragraphes.

Vous pouvez fermer le fichier.

4.4. Confidentialité des modifications

Vous venez de voir que si vous envoyez le document tel quel, le destinataire pourra voir l'évolution de votre travail. Cela peut ne pas être souhaitable ou être gênant voire dangereux : des données, des pensées, des stratégies peuvent apparaître par l'étude des modifications successives de votre document.

Soyez donc très prudent avant d'envoyer une version définitive ; Writer dispose de fonctions de protection de documents mais n'oubliez pas qu'en informatique comme ailleurs, il ne faut pas parler de protection mais de niveau de protection ; tout dépend des compétences de la personne qui veut passer vos protections.

Remarque : la meilleure sécurité reste d'envoyer votre document au format pdf si votre destinataire n'a pas besoin de modifier le document.

4.5. Acceptation des modifications

Au delà de la visualisation des modifications, la fonctionnalité de gestion des modifications permet d'accepter ou refuser des modifications.

Exercice

Téléchargez le document suivant : sept_familles_avec_modifs.odt et enregistrez-le dans votre dossier de travail.
En survolant la souris, vous pouvez voir qui a effectué une modification.
Acceptez ou refusez les modifications (voir menu contextuel de chaque modification).
Supprimez le commentaire. Acceptez la modification.
Enregistrez votre fichier. Fermez-le puis ré-ouvrez le pour vérifier qu'il n'y a plus de trace de suivi.

4.6. Comparer et fusionner des documents

Nous avons évoqué le cas où des modifications sont effectuées en parallèle sur le fichier. La fusion de documents va permettre d'établir un document global prenant en compte l'ensemble des modifications.

Exercice

Téléchargez le document suivant : sept_familles_avec_modifs2.odt et enregistrez-le dans votre dossier de travail.
Ouvrez ce fichier. Observez que les modifications ont été faites par deux personnes différentes. Observez la nature des modifications : les deux fautes d'orthographe ont été corrigées ; un nouveau paragraphe apparaît mais un paragraphe n'apparaît pas. Refermez le fichier sans valider ou non de modification.
Reprenez le fichier sept_familles_avec_modifs.odt (ré-ouvrez-le si nécessaire).
Sélectionnez ensuite Édition > Comparer le document… (Sous Apache OpenOffice) ou Édition > Suivi des modifications > Comparer le document… (sous LibreOffice).
Une fenêtre apparaît, vous demandant de choisir le fichier que vous souhaitez fusionner avec le fichier courant : choisissez le fichier sept_familles_avec_modifs2.odt
Une interface vous indique les modifications et vous pouvez les accepter ou les rejeter. Faites-le puis enregistrez votre fichier sous le nom sept_familles_final

Remarque : il existe aussi une fonctionnalité de fusion directe. L'aide en ligne de LibreOffice indique que « Si des modifications ont été apportées au document initial, une boîte de dialogue vous informe de l'échec de la fusion » : cela limite fortement le champ d'applications et explique pourquoi cette fonctionnalité ne peut pas être utilisée avec les documents précédents.