30/01/2021
2. Filtrer, trier
Imaginons que nous ayons une grande liste de données à gérer, par exemple, une liste d'adhérents d'une association. La maintenir avec un tableur permet d'utiliser des opérations de tri ou de filtre.
Remarque. Rappelons que la loi encadre la gestion de données personnelles (voir par exemple et hors TD le site de la CNIL par exemple).
2.1. Données de travail
Téléchargez le fichier liste_adherents.ods qui contient une liste fictive de personnes avec les années entre 2015 et 2019 auxquelles elles ont adhéré à l'association (fictive elle aussi) que vous gérez.
Avant de démarrer, observez que les informations dans les cellules de la plage D1:G1 ne sont pas complètement lisibles (rappelons qu'une plage de cellules est une zone rectangulaire de cellules et qu'une telle plage est dénotée par la référence de la cellule en haut à gauche suivi du signe « : » suivi de la référence de la cellule en bas à droite).
Modifiez la présentation des cellules de la plage D1:G1 avec un passage à la ligne automatique.
Indications
- L'entrée Formater les cellules… du menu contextuel d'une cellule ou d'une plage de cellules permet d'accéder à une interface permettant tous les changements de formats de cellule possible (y compris des changements qui ne peuvent pas être réalisés par des raccourcis boutons présents dans les barres d'outils).
- Dans l'interface précédente, vous trouverez dans l'onglet Alignement une option permettant un renvoi à la ligne automatique.
2.2. Filtrer
Un filtre positionné sur un tableau permet de n'afficher que certaines lignes en fonction de critères définis au niveau des en-têtes de colonne.
2.2.1. Exercice
Placez un autofiltre sur la première ligne du fichier (voir menu Données) et répondez aux questions suivantes.- Combien y a-t-il de personnes dont le nom est « Nom 129 »? Habitent elles toutes à la même adresse ? Méthodologie : grâce au filtre, n'afficher que les personnes de nom « Nom 129 »
Réponse
5 personnes portent le nom 'Nom 129'. 3 habitent à l'adresse 410 et 2 à l'adresse 258. - Combien de personnes recensées n'ont en fait pas été adhérentes de 2015 à 2018 ?
Indice. On peut définir des critères de filtrage sur plusieurs colonnes.Réponse
2 - Combien de personnes recensées ont été adhérentes toutes les années de 2015 à 2018 ?
Réponse
107. Mais cela devient difficile à compter de manière visuelle.
Si vous voulez être sûr(e) du résultat, une fois les filtres positionnés, vous pouvez :- écrire un 1 en colonne H sur la première ligne contenant 4 'oui', puis
- utiliser la recopie incrémentale pour compter le nombre de lignes (la recopie n'agit que sur les cellules visibles).
- Récupérez la liste des noms, prénoms et adresses de toutes les personnes adhérentes en 2017 et non adhérentes en 2018. Si nous étions en cours d'année 2018, cette liste serait intéressante pour relancer un appel à cotisation. Enregistrez cette liste dans un fichier au format ods nommé anciens_adherents_a_relancer.
Indication. Après filtrage des données désirées, faites un copier-coller.
- Supprimez tout critère de filtrage (mais laissez l'auto-filtre positionné).
2.2.2. Exercice
- En utilisant LibreOffice et la fonctionnalité décrite précédemment, triez par prénom décroissant les données (c'est l'ordre alphabétique ‐ celui du dictionnaire ‐ qui est utilisé, ce qui explique que Prénom 11 arrive après Prénom 101 (le caractère 0 arrive avant le caractère 1 dans les tables de caractères (ascii, utf8, …) en usage)).
- Trier à présent par ordre décroissant de nom. Observez que pour un même nom, les prénoms sont triés en ordre décroissant (l'algorithme de tri utilisé par Calc est dit stable : il préserve l'ordre précédent des données quand elles ont la même valeur de critère de tri).
Attention ! Quand vous utilisez les autofiltres pour trier des données, vérifiez préalablement que l'autofiltre est bien positionné sur toutes les colonnes. Si ce n'est pas le cas, le tri ne permutera pas les informations des colonnes non concernées par l'autofiltre et si les données sur une ligne sont relatives à une même entité, la cohérence sera perdue.
2.3. Trier
Pour des tris multi-critères, plutôt que les filtres, il est préférable d'utiliser la fonctionnalité de tris. Par contre, il faut se rappeler que les données dans les colonnes sont liées : une ligne représente les données d'une même personne. Pour ne pas mélanger les données de personnes différentes, il est important de bien sélectionner l'ensemble du tableau.
Une fois cette sélection effectuée, vous trouverez dans le menu Données
une fonctionnalité de tri (Trier…
).
Exercice
- Trier les données du tableau de manière que :
- elles soient rangées par ordre croissant de nom,
- les personnes de même nom soient rangées par ordre décroissant d'adresse,
- les personnes de même nom et adresse soient rangées par ordre croissant de prénom.
- Trier de nouveau les données du tableau de manière qu'elles soient trier selon les clés "Adhérents 2018" (clé primaire) en ordre décroissant, "Adhérents 2017" en ordre décroissant, "Adhérents 2016" en ordre décroissant, "Adhérents 2015" en ordre décroissant (si vous utilisez Apache OpenOffice, oubliez ce dernier critère de tri puisqu'Apache OpenOffice n'accepte qu'au plus 3 clés de tris (en tout cas début août 2019). Quel est le premier adhérent qui apparaît ?
Réponse
Nom 104 Prénom 554 Adresse 426
Si vous ne trouvez pas cette valeur, peut-être n'avez-vous pas réalisé exactement toutes les opérations de tris faites dans cette page (les tris à faire avec l'auto-filtre et les deux tris précédents). Dans ce cas, re-téléchargez le fichier liste_adherents.ods et refaites les deux tris (et uniquement eux. Attention ! Sélectionnez bien tout le tableau avant de trier, sinon vous risquez de désorganiser l'ordre des éléments.
