Vers une gestion réfléchie du mail

Recommencez l'exercice précédent en l'envoyant à une adresse erronée (par exemple mettez truc@univ-montp3.fr). Etudiez le message que vous avez reçu suite à cet envoi.

Explications

• Une adresse électronique est unique et si elle est mal orthographiée il n'y a aucun moyen d'envoyer votre message au destinataire. Que penseriez-vous d'une lettre (classique) avec une adresse erronée ?
• Le gestionnaire (programme automatique) de courriers électroniques vous prévient quand il a un problème de délivrance d'un message que vous avez envoyé. Il vous écrit avec l'adresse Mailer-Daemon@univ-montp3.fr (un démon en langage informatique est un programme de gestion qui tourne en permanence sur un serveur, ou plus généralement sur un ordinateur).
• Le message qu'il vous envoie vous indique si l'erreur est permanente ou pas, et son origine (utilisateur inconnu, boîte de messagerie du destinataire pleine, ...).

Envoyez un message à votre voisin ou à une autre de vos adresses électroniques en mettant votre adresse électronique universitaire dans la partie Cc. Que constatez-vous ? Retrouvez-vous les noms de l'expéditeur et celui du destinataire ?

Recommencez l'opération mais en mettant votre adresse électronique universitaire dans la partie Cci. Demandez à votre voisin qu'il vous montre le message qu'il a reçu (ou consultez votre autre boîte mail) et comparez-le avec le message précédent.

Dans les consignes générales de rédaction d'un mail, il est demandé d'ajouter systématiquement sa signature. Pour être sûr de ne pas l'oublier, les gestionnaires de mails proposent généralement la possibilité de définir une signature ajoutée automatiquement.

Ci-suit comment cela se fait avec BlueMind, le gestionnaire de mail de l'université.

• Connectez-vous à votre messagerie universitaire.
• L'interface de paramétrage de votre messagerie s'affiche. Vous avez la possibilité d'avoir 2 modes d'affichage (voir bouton sous votre nom à droite) : une appelé "nouvelle" et l'autre que nous appelerons "ancienne".
• Allez dans la partie de gestion des identités.
  • Avec l'ancienne interface, dans le menu déroulant à droite de votre nom, sélectionnez Mon compte puis allez dans l'onglet Identités.
  • Avec la nouvelle interface, dans le menu déroulant à droite de votre nom, sélectionnez Préférences puis (dans l'onglet "Général" normalement ouvert par défaut) allez dans la partie "Gestion des identités".
• Cliquez sur "Ajouter une identité".
• Saisissez le texte de votre signature. Suggestion :
  • prénom nom
  • numéro étudiant à 8 chiffres
  • Année de licence et intitulé de licence
• Remarque : avec l'ancienne interface, de retour dans la liste de vos identités, pensez à Enregistrer.

Bon à savoir. Vous pouvez vous créer plusieurs identités dans BlueMind. Cela vous permet notamment d'avoir plusieurs signatures prédéfinies : on ne signe pas de la même manière quand on écrit à une connaissance ou à un service de l'université.

Conseils (nouveaux et rappels) :

• Regardez si vous êtes destinataire principal, secondaire ou caché. Dans ce dernier cas, ne répondez pas à tous.
• Utilisez la fonctionnalité « Répondre à tous » avec discernement et parcimonie : analysez bien le message pour savoir quelle action réaliser (répondre à tous ou répondre seulement à l'expéditeur).
• Méfiez-vous des messages de phishing et des virus : ne cliquez pas sur des pièces jointes d'expéditeurs inconnus ; analysez les hyperliens contenus dans le texte.

Exercice : si comme de très nombreux usagers de l'université (étudiants, personnels administratifs et enseignants), vous aviez reçu le message suivant, qu'auriez-vous fait ?

Après réflexion, cliquez dans le carré ci-dessus pour connaître le bon comportement.

Ce courier est un message d'hameçonnage (phishing). Il doit être détruit sans donner aucune suite (sauf un éventuel signalement aux services informatiques de l'université (DSI)).

Deux actions pour s'en rendre compte (la première est ici suffisante pour conclure) :

• Vérifier l'adresse de l'expéditeur : ici, clairement, l'adresse n'est pas une adresse liée à notre université.
• Faire apparaître l'URL cible de l'hyperlien (dont le texte est « Validation votre intranet » -- le français approximatif de ce texte doit aussi mettre la puce à l'oreille) : pour cela, laisser planer le pointeur de votre souris (sans cliquer) sur le texte de l'hyperlien.
  En bas de l'image suivante, on peut voir clairement que l'hyperlien renvoie vers un site extérieur à l'université.

Exercice

Faites suivre (transférez) un des messages précédents à votre voisin.

Pour cela, lisez un message présent dans votre boîte aux lettres, utilisez l'action « transmettre le message » (ou « transfére » dans le menu contextuel) et indiquez le destinataire auquel vous souhaitez transférer le message. Le sujet a été mis à jour automatiquement, généralement précédé de Fwd: pour indiquer au destinataire qu'il s'agit d'un message que l'on a fait suivre.

Attention ! On peut faire suivre un message (Forward en anglais) ou le re-diriger (re-direct) ; ce n'est pas tout à fait la même opération :

• Forward : vous pouvez commenter le message, le message original est en citation.
• Re-direct : le message original est envoyé tel que vous l'avez reçu.

Dans les deux cas vous êtes référencé comme étant à l'origine de l'opération.

Attention au secret des correspondances

Remarque : lorsque vous transférez ou faites suivre un message à un tiers, vous violez la loi sur le secret des correspondances si vous n'avez pas l'accord du rédacteur du message original.

Un mail est, en France, assimilé à une correspondance. Il est donc concerné par la loi sur le secret des correspondances, loi 91-646 du 10 juillet 1991. Il ne faut pas confondre la loi sur le secret des correspondances avec les lois sur la protection de la vie privée.

Extrait de cette loi : « Le secret des correspondances émises par la voie des télécommunications est garanti par la loi. Il ne peut être porté atteinte à ce secret que par l'autorité publique, dans les seuls cas de nécessité d'intérêt public prévus par la loi et dans les limites fixées par celle-ci. »

Une correspondance électronique est habituellement caractérisée de privée, si elle est destinée à une ou plusieurs personnes déterminées.

Néanmoins, il faut faire une distinction suivant que l'on utilise un ordinateur personnel ou un ordinateur professionnel. Dans ce dernier cas, la législation semble évoluer vers une autorisation assez large du contrôle par l'employeur de toutes données présentes sur les postes de travail de ses employés.

Par exemple : transférer un mail (d'une personne identifiée) que vous avez reçu à une ou plusieurs autres personnes ou le diffuser sur internet est une violation du secret des correspondances (sauf si vous avez leur accord).

Autre exemple : reproduire un message sur un site peut aussi tomber sous le coup de cette loi.

Par défaut, l'affichage des mails s'effectuent souvent des plus anciens aux messages aux plus récents. Vous ne pouvez alors pas voir facilement les derniers messages arrivés.

Dans l'affichage des mails, si vos messages sont triés du plus ancien au plus récent, si vous cliquez sur le nom de colonne « Date », vos messages deviennent triés du plus récent au plus ancien. Un nouveau clic sur cet intitulé, remettra les messages dans l'ordre du plus ancien au plus croissant.

En cliquant sur d'autres intitulés de colonne, vous pourrez obtenir des tris sur d'autres critères.

Remarque : cette possibilité de tri fonctionne aussi dans les affichages par liste dans la plupart des gestionnaires de fichiers de base de nos systèmes d'exploitation. Testez-le

Comme de nombreux services de l'université vous tiennent au courant des actions, activités et événements qu'ils vous proposent, vous pouvez faire face à de nombre messages (ce qui peut aussi rendre non-visible des messages importants, par exemple provenant de votre scolarité).

Pensez à supprimer régulièrement ceux qui vous ne vous intéressent pas.

Vous pouvez également créer et utiliser des dossiers de mails.

L'usage de filtres permet de déplacer les messages directement dans des dossiers dès leur réception sur le serveur (Il est également possible de supprimer automatiquement des messages mais cette pratique peut entraîner des pertes de message). Une fois le filtre mis en place, il faut penser à aller lire les messages déplacés puisqu'ils n'apparaissent plus dans le dossier de réception des mails. Cette pratique permet par exemple de fractionner la lecture des mails, de gérer certains types de mails moins fréquemment que d'autres, … À chacun d'y voir ses avantages (et inconvénients) s'il en met en place.

Exercice.

1. Créez un dossier de mail nommé, par exemple, trucmuche.
2. Créez un filtre (dans Mon compte > section "Messagerie" > onglet "Filtres") déplaçant tous les messages contenant le mot trucmuche dans l'objet du mail.
3. Envoyez-vous un mail dont l'objet contient le mot trucmuche (il peut contenir d'autres mots).
4. Observez l'effet du filtrage (attention ! il peut y avoir un peu de latence dans la réception du message).
5. Supprimez le filtre pour éviter toute mauvaise surprise dans le futur (même s'il est peu probable que vous receviez un message important avec le mot trucmuche dans l'objet).

Vous êtes automatiquement inscrits à des listes de diffusion par mail. Certaines de ces listes sont très importantes car utilisées par la scolarité de votre formation pour diffuser des informations concernant directement votre formation.

Concernant l'usage du mail

• Lisez (et appliquez) la netiquette (version originale en anglais ; voir, par exemple, pour une traduction en français - site vu le 04/09/2018). Bien que le texte soit un peu ancien, il relate des conseils de bon sens qui sont malheureusement souvent oubliés.
• consultez la publication Guide de la communication douce sur le site de l'université,
• consultez le guide Internet et courriels : réduire les impacts de l'ADEME.
• lisez ou relisez la charte informatique de l'université".

Concernant la sécurité

• Signaler un mail frauduleux

Documentation sur l'outil mail de l'université

• Catalogue des services numériques du site de l'université via votre ENT, voir rubrique « Outils collaboratifs » puis Messagerie.
• Vous pouvez aussi consulter le Flyer de présentation de ce catalogue des services (version distribuée en septembre 2022) et, en particulier, en deuxième page à gauche, les instructions pour configurer votre agrégateur de mail (Thunderbird, Mail, …, votre application de mail sur votre smartphone, …) de manière à gérer les mails de l'université avec (pour info : le protocole imap gère les messages entrants (ceux que vous recevez) et le protocole smtp gère les messages sortants (ceux que vous envoyez). Cela est également expliqué la page Les tutoriels informatiques de l'université.-->