01/07/14

Outils de communication

Nous n'avons pas abordé les outils de communication. Nous supposons en effet que vous maîtrisez l'usage des outils de base : mail, chat, forums, ... (voire peut-être certains réseaux sociaux ?)

Il est à noter que, dans les référentiels de C2i niveau 2, il faut être capable de choisir à bon escient les outils de communication en distinguant les outils synchrones (chat, téléphone, ...) des outils asynchrones (mail, forums, ...), et en sachant s'exprimer sur ces différents médias en prenant en compte la qualité du ou des interlocuteurs (on ne s'adresse pas de la même manière à sa famille, à ses amis, à ses collègues ou à ses supérieurs hiérarchiques... même si « internet » a tendance à supprimer certains aspects formels de la communication.).

Pensez à noter au fur et à mesure de votre progression universitaire les différents outils que vous avez utilisés (fonctionnalités disponibles dans l'ENT de l'UM3, dans les plate-formes de formation à distance, ...). N'hésitez pas à conserver des traces (tout en pensant à la confidentialité des correspondances).

Outils collaboratifs

Généralités

De nombreuses sociétés privées proposent de nombreux outils grands publics qui peuvent grandement faciliter le travail collaboratif. Ces services sont souvent gratuits et nécessitent une simple inscription. Ci-après, nous en citons quelques-uns.

Avant d'utiliser ces services, il est important d'avoir conscience que vous allez souvent entreposer sur des serveurs distants des informations. Sont-elles sensibles ? A caractère personnel ? Avez-vous confiance en l'hébergeur ? Que prévoit le contrat signé à l'ouverture du service ? Que se passera-t-il si les serveurs de l'hébergeur sont victimes d'un piratage ? Les données que vous échangerez avec le fournisseur de services seront-elles cryptées ?

Vous vous êtes très certainement posé ces questions quand vous avez ouvert un compte mail auprès d'un fournisseur de services, ou ouvert un compte chez un réseau social. Vous avez sans doute déjà entendu parler de problèmes rencontrés avec ces services. Pensez à vous les reposer dans le cas d'un usage professionnel, quand vous manipulerez les données d'une entreprise ou de tierces personnes.

Pensez, si vous n'avez pas pris l'habitude de le faire, à lire les conditions d'utilisation. A titre d'exemple d'engagements qui devraient vous amener à interrogation, citons un extrait des conditions d'utilisation des services Google (d'autres services privés ont des pratiques similaires) qui entreront en vigueur au 1er mars 2012 : « [...] Les éventuels litiges liés aux présentes Conditions d'Utilisation ou aux Services seront régis par les lois de l'État de Californie, États-Unis [...] En soumettant des contenus à nos Services, par importation ou par tout autre moyen, vous accordez à Google (et à toute personne travaillant avec Google) une licence, dans le monde entier, d'utilisation, d'hébergement, de stockage, de reproduction, de modification, de création d'œuvres dérivées (des traductions, des adaptations ou d'autres modifications destinées à améliorer le fonctionnement de vos contenus par le biais de nos Services), de communication, de publication, de représentation publique, d'affichage ou de distribution public desdits contenus [...]  ». N'hésitez pas à retrouver ce paragraphe dans le texte pour voir plus précisément ce qu'entend Google par cette dernière phrase.

Quelques exemples

Nous citons ci-après quelques services. Sachant qu'il vous faudra vous identifier éventuellement, nous vous laissons libre de tester ou non les services (pas d'évaluation sur leur utilisation).

• DropBox : partage de fichiers. Peut s'avérer intéressant pour mettre à disposition d'une communauté, de manière simple, des fichiers, voire donner la possibilité à plusieurs personnes de les modifier.
• Google Documents : partage de fichiers de type bureautique (traitement de texte, tableur). Les documents sont structurellement pauvres (par exemple, il n'est pas possible de créer ses propres styles en traitement de texte) mais les documents peuvent être partagés et les modifications sont datées et signées pour une compréhension des évolutions par les différents rédacteurs.
  Google Documents permet aussi de mettre en place des questionnaires de manière simple, les résultats pouvant être récupérés via une feuille de calcul.

• Google agenda : possibilité de partager un agenda avec des collègues, par exemple, celui d'une formation.
• Doodle : outil de sondage rapide. Pratique pour convenir d'une date de réunion ou recueillir un avis sur un sujet.

Versions de documents

Pour finir avec les outils collaboratifs, signalons la possibilité d'enregistrer avec OpenOffice plusieurs versions successives d'un même texte dans le même document (la possibilité existe avec d'autres outils de bureautique). Bien que son usage puisse s'avérer un peu lourd, cela peut être utile pour la rédaction à plusieurs mains d'un même document en supposant que les modifications ne se fassent pas en parallèle.

Suivi de modifications

Nous abordons à présent une alternative à l'outil de gestion de versions décrit au paragraphe précédent : le suivi de modifications.