01/07/14
Formats de fichier
Généralités
Le choix d'un format de fichier est souvent imposé par la situation, voire par un cahier des charges du travail à réaliser. En l'absence de précision, il est conseillé de demander au destinataire s'il a des préférences ou des contraintes.
Un exemple
Par exemple, même si cette situation s'améliore progressivement, tout le monde n'est pas encore équipé de logiciels permettant de lire les documents au dernier format « docx » de la société Microsoft. Si un fichier au format « Word » est demandé, il est dès lors important de se préoccuper de la version du format désiré. Par exemple, si un fichier au format « doc » (un format qui a beaucoup évolué entre les premières et les dernières versions) est attendu alors que vous êtes équipé(e) d'une dernière version de la suite Microsoft Office, pensez à utiliser l'action « Enregistrer sous » pour créer le document au bon format.
Rappel : Attention ! Lors de l'enregistrement d'un document, laissez les logiciels ajouter le suffixe (.doc, .docx, .odt, ...) qui convient. Ce suffixe est révélateur du format du fichier. Un mauvais suffixe peut rendre un fichier inutilisable.
Remarque : il existe des sites en ligne qui proposent un service de changement de format d'un fichier. Néanmoins, signalons trois écueils :
- tout le monde ne le sait pas, ou n'a pas le réflexe d'utiliser ce type de service ;
- ce n'est pas au commanditaire d'un travail à réaliser cette transformation ;
- que font ces sites des documents qu'on leur transmet pour traitement ?
Le format pdf
En l'absence de format imposé, et si le destinataire d'un document n'a besoin que de le lire (ou de l'imprimer), il est actuellement conseillé d'utiliser le format pdf (« actuellement », car des évolutions futures pourraient amener un autre format à être privilégié).
Pourquoi ce conseil ?
Imaginez que la mise en forme d'un document sur laquelle vous avez travaillé ne soit pas la même sur votre ordinateur et sur l'ordinateur de la personne qui lira (voire évaluera) votre travail. Cela arrive régulièrement avec des fichiers au format « doc » (et peut-être avec les fichiers aux formats « odt »). Le format « pdf » évite ce problème car il garantit (en grande partie) la mise en forme des documents.
La garantie dont il est question au paragraphe précédent provient de la normalisation de ce format. Une partie de la garantie est sans doute également due à l'homogénéité des outils de lecture (la société Adobe mettant à disposition son logiciel de lecture ainsi que des plug-in pour navigateur).
Au sujet de la normalisation, citons la synthèse faite sur Wikipedia (vu en décembre 2011) « Le format PDF est normalisé par l'organisation internationale de normalisation sous la référence ISO 32000-1:2008. La norme a été publiée le 1er juillet 2008. Trois sous-ensembles du format PDF ont également été normalisés par l'ISO, il s'agit des formats PDF/A-1 (PDF for Archive, référencé par la norme ISO 19005-1), PDF/X (PDF for eXchange) et PDF/E-1 (PDF for Engineering). De plus, un autre sous-ensemble est actuellement en proposition pour devenir une norme ISO : PDF/UA (PDF for Universal Access). »
Cette citation permet de voir que le format pdf, comme beaucoup d'autres formats, se décline en plusieurs sous-formats. Le format continue à évoluer... et les logiciels de lecture également.
Terminons cette description des avantages et inconvénients en mentionnant qu'il ne faut pas oublier que ce format pdf peut être supplanté dans quelques années par un autre format de fichiers.
Créer un fichier au format pdf
La plupart des logiciels de bureautique récents offrent la possibilité de créer une version pdf d'un document (soit sous forme d'export, soit via la fonctionnalité « Enregistrer sous », soit ...).
Il y a également des logiciels conçus pour créer des pdf. Ils se présentent parfois sous-forme de plug-in pour de vieilles versions logicielles.
Le logiciel libre PdfCreator est une imprimante virtuelle qui permet de créer un fichier pdf comme si on imprimait (Pour aller plus loin : si vous n'avez actuellement, pas de possibilité de créer un fichier pdf sur votre ordinateur, installez PdfCreator - après en avoir téléchargé une version sur un des multiples sites le proposant).
Parmi les multiples outils de manipulation de fichiers pdf existants, citons le logiciel libre et gratuit PdfSam qui permet de fusionner des fichiers pdf (Exemple : ajouter une annexe à un rapport) ou d'extraire des pages d'un fichier pdf.
De multiples options sont ouvertes lors de la création d'un fichier pdf. Pour vous en rendre compte :
Créez un fichier pdf avec OpenOffice.
Vous verrez ainsi quelques-unes des options possibles. Vous trouverez plus d'explications ici.
Récupérer de l'information d'un fichier pdf
Contrairement à des idées reçues, il est souvent possible de récupérer des informations d'un fichier pdf (sans la mise en forme).
- Récupérez le document exemple_fichier_odt.pdf (qui a été obtenu par un simple export du fichier exemple_fichier_odt.odt de notre début de TD).
- Récupérez le texte (copiez-collez-le dans un autre document).
- Récupérez l'image.
Il est même possible de récupérer tout le texte avec Acrobat Reader. Selon les versions de ce logiciel, la manière de faire peut différer. Cela peut être grâce à l'entrée « Enregistrer au format texte... », ou grâce à l'entrée « Enregistrer sous » puis « Format texte seulement ».
- Essayez ! I.e. enregistrez le texte du fichier exemple_fichier_odt.pdf dans un fichier texte.
- Ouvrez le fichier créé avec OpenOffice (Dites ok sur la fenêtre qui s'ouvre... on y revient dans un instant).
- Mettez en gras un mot de ce fichier, puis enregistrez-le et fermez le fichier.
- Ouvrez de nouveau le fichier et observez que le gras a disparu. C'est normal.
Quelques explications et remarques :
- Un document texte ne peut enregistrer que la suite des caractères constituant le texte.
- La fenêtre qui s'est ouverte lors de l'ouverture du fichier texte,
au delà de nous rappeler que nous ouvrons un fichier au format texte, nécessite quelques informations :
- Le jeu de caractères désigne l'encodage des caractères, c'est-à-dire la représentation interne (sous forme de suites de 0 et de 1). Comme vous pouvez le voir en regardant les possibilités offertes par la fenêtre, il existe plusieurs encodages possibles (n'hésitez pas à faire une recherche sur les encodages fréquents).
- La police de base désigne la police qui sera utilisée par OpenOffice pour l'affichage du document.
- CR et LF : selon les systèmes d'exploitation (Windows, Mac, Linux) et éventuellement les logiciels, le passage à la ligne dans un texte peut être encodé différemment en utilisant un seul ou les deux caractères CR (Carriage return) et LF (Line Feed).
Mot de passe
Lors de la création d'un fichier pdf pour analyse des options de création existantes, vous avez dû voir la possibilité de mettre un mot de passe sur le document. Ce mot de passe peut interdire l'ouverture du document ou restreindre les manipulations autorisées sur le document (impression, modification, ...). Il faut tout de même savoir que certains logiciels ne tiennent pas compte du mot de passe (c'est par exemple le cas du logiciel Aperçu sur MAC). Cela permet via ce logiciel d'ajouter des commentaires dans un pdf, possibilité qui n'est normalement offerte que si le document le permet.
Pour aller plus loin : quand vous aurez un moment, essayez cette possibilité de mot de passe.